CHAPITRE 1:

Louer une salle de reception

Quelle salle louer ?

Tout dépend de votre budget, de l'occasion, de l'assistance, de la saison, cela peut aller de la salle municipale, au chateau, en passant par la "grange" aménagée, le manoir ou le loft.

L'originalité peut vous faire préférer une péniche, un hangard, ou pourquoi pas un chapiteau.

Quelle surface pour combien de personnes ?

• Les dimensions de la salle sont fonction :
  • Du type de manifestation (avec ou sans repas assis)
  • De l age et des habitudes du public
• On considère comme espace minimum :
  • 1 M2 par personne pour une réception sans repas.
  • 1,5 M2 par personne pour une réception avec repas assis.
• Forme :
  • La salle doit être un espace unique ou on mange et on danse, évitez sous peine d ambiance catastrophique de louer 2 petites salles (une pour le repas et une pour danser) , évitez pour les mêmes raisons les salles en "L"

Remarque : Inutile de voir trop grand, car un espace trop grand donc partiellement inoccupé n est pas favorable à créer une ambiance.

Le contrat de location

La location d une salle doit obligatoirement être accompagnée d un contrat de location, celui ci doit notamment préciser :

• Le prix de la location
• Le montant de la caution et les conditions de restitution de celle-ci
• Le descriptif de la salle et dans le cas de la location d une bâtisse (manoir château etc ...) le descriptif des parties accessibles et la liste des parties privatives (inaccessibles car réservées au propriétaire)
• La date et l amplitude horaire de la location (éventuellement le tarif des heures supplémentaires) + La tolérance de venir y déposer du matériel avant le début de la location.
• La liste du matériel mis a disposition (tables, chaises, équipement cuisine, éventuellement vaisselle)
• La puissance électrique fournie ( X phases de Y kilowatt chacune).
• Le montant du capital a assurer en responsabilité civile pour la durée de la location (si l assurance n est pas incluse dans le prix de la location)
• A qui incombe le ménage.
• Les éventuelles pratiques interdites dans l enceinte de la location (feux d artifice, confettis , mousse ...)

Les points a vérifier avant la signature du contrat.

Les horaires

• Il n y à rien de plus désagréable que d interrompre une soirée, "parce qu il est l heure de rendre la salle" , vérifier bien lors de la location que l amplitude horaire pour laquelle la salle vous est louée, correspond bien à ce que vous attendez ou aux habitudes de vos invités?

Le bruit

• Lors de la location d une salle, renseignez vous sur les problèmes possibles d émergence de bruit : Y a t il des habitations à proximité ?
• La salle est elle isolée phoniquement ?
• Y a t il déjà eu des précédents en matière de tapage nocturne.
• (Lors de la manifestation pensez a maintenir ou faire maintenir les portes et fenêtres fermées.)

L installation électrique.

• Renseignez vous au préalable de la puissance électrique nécessaire à la sonorisation et à l éclairage (voir chapitre sono - éclairage) et faites vous préciser de manière contractuelle que la puissance disponible sera égale ou supérieure a celle ci.
• Pour la sécurité de votre sonorisateur, et celle des participants il est impératif que l installation électrique de la salle soit protégée par disjoncteur différentiel (certains sonorisateurs refusent de travailler si la protection n est pas assurée, d autres prévoient leur propre équipement de protection)
• Faites vous également préciser l emplacement du tableau électrique, si celui ci est fermé a clef exigez de disposer de la clef ou de la présence d une personne disposant de la clef.

Les issues de secours et extincteurs.

• Faites vous préciser l emplacement des issues de secours afin de ne pas les obstruer et être contraint par exemple de faire déplacer la sono au dernier moment.
• Demander l emplacement des extincteurs (qui sont obligatoires)

Les équipements mobilier.

Définissez à l avance (éventuellement aidé de votre traiteur) le mobilier dont vous aurez besoin. En voici une liste non exhaustive :

• Tréteaux + planches
• Tables + Chaises
• Equipement de réfrigération , de réchauffage
• Portants et cintres pour vestiaire.
• Eventuellement vaisselle.

Et faites vous préciser contractuellement de quoi la salle sera équipée.

L assurance

Il y a là deux possibilités :

• l assurance est comprise dans le prix de la location :
  • Faites vous préciser contractuellement ce qu elle couvre et le montant éventuel de la franchise (qui correspond généralement au montant de la caution)
• Soit l assurance n est pas comprise mais demeure obligatoire.
  • Faites vous préciser contractuellement les risques a assurer et la valeur du capital a assurer.
  • Par la suite, si vous êtes un particulier cette assurance pourra être souscrite (dans la plus part des cas) comme extention gratuite de votre assurance habitation). Pour les associations et les C.E une extention de votre assurance responsabilité civile peut être envisagée.

Le ménage.

Certaine locations s entendent ménage compris, d autres nécessitent d être rendues en parfait état de propreté afin de récupérer la caution. Ce point doit être précisé dans votre contrat de location

Dans le cas ou le ménage n est pas compris, Plusieurs solutions s offrent a vous :

• vous effectuerez le ménage vous même aidé d âmes charitables (solution économique mais non souhaitable).
• vous faites appel à une société de nettoyage (ou une femme de ménage).
• certains loueurs proposent en même temps que la location un forfait ménage optionnel qui vous dispense de celui-ci.